Redatora de saúde e bem-estar, autora de reportagens sobre alimentação, família e estilo de vida.
Na busca – muitas vezes não tão eficiente – pela eficiência, nos deparamos ao longo do caminho com mais livros, artigos, podcasts, cursos e tutoriais do que conseguimos administrar. É até difícil lembrar os assuntos que precisamos acompanhar. São muitos estímulos.
Porém, existe uma regra simples que não pode ser esquecida quando o assunto é produtividade: a regra dos dois minutos, proposta por David Allen em sua metodologia de gestão de tempo e produtividade pessoal (Time Management and Personal Productivity), coletada no livro “Get Organised Effectively”.
Fechando as portas do cérebro
Esta regra propõe que se uma tarefa puder ser concluída em dois minutos ou menos, devemos fazê-la imediatamente. Qualquer coisa que exceda essa duração deverá ser anotada, processada, classificada em nosso sistema de gestão. Mas se for rápida, não perca um segundo pensando nisso, apenas faça.
Essa máxima transformou a percepção de produtividade e gerenciamento de tempo. A beleza desta regra reside na sua simplicidade e no seu potencial transformador.
Ao aplicar essa regra, você se surpreenderá ao descobrir quantas pequenas tarefas acumuladas, podem se tornar uma montanha de estresse e procrastinação. Um e-mail rápido, arrumar uma mesa bagunçada, responder uma mensagem: todas estas são ações que, embora pequenas, pesam na nossa mente e desviam a nossa atenção de tarefas mais significativas.
Esta regra também ensina sobre eficiência. Ao realizarmos imediatamente pequenas tarefas, liberamos espaço mental e energia que, de outra forma, seriam gastos lembrando e adiando essas atividades. É uma espécie de economia de atenção, onde cada pequena ação realizada é um passo em direção a uma maior clareza e foco mental.
No entanto, como qualquer ferramenta, a regra dos dois minutos tem os seus riscos. A principal delas é a possibilidade de nos sobrecarregarmos com tarefas menores, perdendo de vista os objetivos maiores. A clássica sensação de plenitude que advém da realização de pequenas tarefas, às vezes pouco importantes, nos faz negligenciar o que é realmente importante.
É por isso que é crucial usar a regra dentro de uma estrutura mais ampla de gestão de tempo e prioridades. Não se trata de fazer tudo o que pode em dois minutos, mas de aproveitar o tempo para fazer o que realmente importa e não acumular tarefas pendentes que poderíamos nos livrar.
Este axioma é mais do que apenas um truque de produtividade, é uma filosofia de ação imediata e de gestão eficiente do tempo. Na sua aplicação há não só uma maior produtividade, mas também uma sensação de controle e realização que transcende a lista de tarefas. É uma pequena regra com impactos no trabalho e na vida.