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Uma das maiores complicações do trabalho remoto é que, em muitos casos, não temos um horário fixo. As tarefas surgem durante o dia sem que percebamos, como ligar a máquina de lavar, atender o carteiro ou pegar um pacote, algo que se trabalhássemos em um escritório não faríamos durante a jornada de trabalho.
Há quem perde tempo e pula de uma tarefa para outra pensando que a multitarefa é a solução para os problemas, quando a verdade é que esse hábito é o próprio problema. Por isso, destacamos um truque validado pela Harvard para parar de perder tempo e focar no que realmente importa. Chama-se timeboxing e é o melhor método para gerenciar o tempo no trabalho, segundo especialistas.
Timeboxing, o truque de produtividade mais útil de acordo com Harvard
Timeboxing é uma técnica de gerenciamento de tempo que consiste em estabelecer blocos de tempo para as diferentes tarefas que temos que realizar. Os blocos de precisam ser realistas e é especialmente importante que façamos um cronograma para que a cada dia nossas tarefas sejam tão ordenadas quanto possível e não gastemos mais tempo do que aquele atribuído para essa tarefa específica.
De acordo com a Harvard Business Review, o timeboxing é a chave para a produtividade, pois “pode ser a habilidade prática mais importante que você pode desenvolver como profissional hoje”.
O que conseguimos com esta técnica de timeboxing é que o tempo trabalhe a nosso favor e terminemos a tarefa mais cedo devido à Lei de Parkinson. Esta lei refere-se ao fato de que quanto mais tempo temos, mais prolongamos a tarefa. Assim, limitar a tarefa a um tempo menor também reduz o tempo que levamos para realizá-la, o que aumenta nossa produtividade.
Além disso, por se tratar de uma técnica de gestão do tempo que estrutura tanto e tão bem as tarefas, evitamos saltar de uma para outra, porque o cérebro não está preparado para multitarefas. Apesar do que possamos pensar, os seres humanos só podem realizar uma tarefa de cada vez.
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Como usar o timeboxing de maneira simples
O timeboxing tem três etapas: o primeiro de tudo é o brain dumping, que nada mais é do que escrever ou fazer uma lista com tudo o que temos para o dia. Para aplicar uma técnica de gestão de tempo primeiro é necessário passar algum tempo se organizando antes de começar a trabalhar.
Depois de tudo anotado, começa a fase dois, que é uma recomendação vital: descobrir quais tarefas do dia são prioridades. E é importante por dois motivos. Para estabelecer prioridades, ou melhor, conhecer as tarefas e ordená-las adequadamente, podemos utilizar uma matriz de Eisenhower, que nos ajuda a visualizar o que é mais importante.
Após organizar todas as tarefas e com elas “na mesa”, é hora de organizar e calcular o tempo que levará para cada uma delas. À medida que fazemos isso dia após dia, refinaremos ainda mais o tempo gasto e reduziremos o tempo necessário para definir nosso timeboxing.
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